Importy námi připravených dat do programu POHODA

Program POHODA je vybaven velmi kvalitním XML rozhraním pro vstup i výstup údajů, které umožňuje provázání agend programu s produkty jiných výrobců. Pokud je XML soubor připraven správně, je jeho načtení do programu poměrně snadné a my tento formát pochopitelně preferujeme. Druhou variantou, kterou v některých případech zvolíme je import z formátu MDB (formát databáze Access). 

Mimo připravených souborů s datylze do POHODY “nahrát” i tiskové sestavy pro různá použití. I pro tento účel je v programu POHODA připraven příslušný průvodce.

Důležité:

S funkcemi pro import dat je nutno pracovat s vysokou mírou opatrnosti. Mějte na paměti, že výsledky jejího použití jsou nevratné a často jejich použití obchází jakékoliv kontroly vestavěné v programu. Proto si vždy před jejím použitím udělejte zálohu dat programu.

Celkový popis možných komunikací v XML formátu, které program POHODA umožňuje, najdete na stránkách výrobce, společnosti STORMWARE s.r.o. Tento popis je univerzální a bude fungovat s jakýmkoliv zdrojovým souborem ve tvaru XML, který je kompatibilní s výrobcem definovanými schematy. Není tedy možné vzít jakkoliv soubor s příponou XML a čekat, že se nějak do POHODY dostane. V našich návodech ale na žádné nekompatibilní soubory nenarazíte.

V našem příkladu zkusíme do programu POHODA načíst připravený soubor s číselnými řadami roku 2019 pro příjemky. Soubor CiselneradyPrijemSK si stáhněte do vašeho počítače a ZIP archiv rozbalte. 

Důležité: XML průvodce programu je vybaven bezpečnostním opatřením, které převod dat zablokuje v případě, že je zaslaný soubor určený pro data jiné firmy, než do jaké se ho pokoušíme načíst. Proto je potřeba před dalším postupem rozbalený soubor na disku počítače upravit textovým editorem typu Notepad. Nepoužívejte Word ani žádný podobný editor, protože ty do výstupního souboru přidávají nadbytečné formátovací znaky. Opravdu jen jednoduchý Notepad v souboru najděte místo se zápisem ičo tak jak je uvedeno na dalším obrázku

a opravte jej na ičo účetní jednotky do které data chcete načíst…

Upravený soubor uložte a nyní již můžete volbou Soubor – Datová komunikace – XML import/export spustit průvodce pro práci s XML soubory.

Průvodce má více různých nastavení, která můžete prostudovat v manuálu výrobce či ve výše odkazované části jeho stránek, pro naše účely však postačí pracovat jen s těmi označenými. Nejprve označíme, že budeme zpracovávat jednotlivý Soubor. Druhá volba s označením Složka, by umožnila zpracovat více vstupních XML najednou, ale naše příklady obvykle řeší jen jednu tabulku. Dále si pomocí rozbalovacího tlačítka u položky “Vstupní složka nebo soubor...” vybereme umístění našeho již rozbaleného a upraveného zdroje s názvem  CiselneradyPrijemSK.xml

Všimněte si, že se současně s výběrem vstupního souboru přednastavila i složka v řádku pod ním. To je složka kam program POHODA uloží výstupní odpověď o tom jak převod proběhl. S tímto nastavením nic nemusíte dělat a to co si do ní program uloží je určeno spíše odborníkům například při hledání případných chyb převodu.

Volbou Další spustíte převod. Pokud vám průvodce oznámí, že složka xxxx pro odpověď neexistuje a zeptá se vás zda ji má vytvořit, odpovězte volbou OK. Průvodce po vás v následujícím kroku bude chtít vědět, zda má původní zdrojový soubor zachovat, nebo s ním udělat něco jiného.

Pro naše účely ponecháme volbu zachovat a tlačítkem Další necháme průvodce vstupní soubor zpracovat.

Výsledek převodu bude zobrazen v dalším okně.

Pokud je vše OK, pak převod proběhl správně. Pokud je někde, jako v mém případě  zapsána chyba, znamená to, že některá položka nebyla načtena a to může mít řadu příčin, u mého převodu to již řada 19SP v programu POHODA existovala. Informaci o tom jsem našel právě v tom výstupním souboru s odpovědí.

V tomto případě tedy problém není podstatný. Orientace v souboru s odpovědí není nikterak jednoduchá a není proto určena laikovi. Proto vás průvodce, po kliknutí na tlačítko Dokončit přesune do tabulky kam ukládá odkazy na všechny vstupní i výstupní soubory a máte-li pochybnosti o výsledku importu, můžete požádat odborníka o prověření souborů.

Díky tomu, že vím, co indikovaná chyba znamenala, mohu považovat import za dokončený o čemž se mohu lehce přesvědčit pohledem do seznamu číselných řad.

A je to.

Programového průvodce pro zavedení dat ve formátu Access vyvoláme  pomocí funkce Soubor – Datová komunikace – Import dat

Z rozbalovacího menu vybereme do které z možných tabulek programu POHODA, mají být data z našeho vstupní souboru zavedena. V příkladu to budou data pro Účetní osnovu ze souboru Osnova336 , který jsme si předem stáhli a rozbalili na disk našeho počítače.

Tlačítkem Další se následně posuneme k výběru souboru.

Mimo formát MDB, by bylo možné do programu zavést vstupní data i ze starších typů databází (dBase IV a dBase5), ale v našich příkladech je nepoužíváme. 

Po odkliknutí volby Otevřít  a Další nám dává průvodce možnost vybrat jak má s importovanými daty naložit.

První z nabízených voleb by se pokusila obsah souboru pouze nahrát. To by ale mohlo způsobit nějaký pokus o duplicitní zápis dat a to jistě nechceme. Asi také nebudeme chtít, aby nám funkce smazala to, co již v tabulce máme. Proto zvolíme možnost aktualizace, s přihráním těch záznamů, které tabulka zatím nezná.  Označíme a použijeme tlačítko Další.

Tento krok nemá pro naše účely žádný podstatný význam. Zásah do formuláře by byl potřeba pouze v případě, že by zdrojový soubor obsahoval více tabulek. Například kdybychom si vytahovali data z databáze jiné účetní jednotky. Naše příklady a návody takový případ neobsahují a tak můžeme použít opět tlačítko Další.

Toto je předposlední stránka průvodce procesem zavedení MDB souboru a jedna z nejsložitějších. Na levé straně formuláře vidíte jaké sloupečky má tabulka v programu POHODA, do které data zavádíme a na straně pravé pak co do příslušného sloupce bude zapsáno ze zdrojového souboru. Pokud jsou data stažena z tohoto serveru, měly by být názvy polí stejné. Není -li tomu tak, pak jsou data patrně určena pro jinou verzi programu než do jaké je nahráváte.  Nahrávaná pole je možné “přemapovat” i jinak, ale vždy bude muset platit, že datový typ zdroje a cíle, uvedený v závorce u popisu, si musí odpovídat. Mezi oběma sloupci jsou zaškrtávací políčka a označením  Akt. U polí, která zde zaškrtneme, požadujeme po programu provést kontrolu duplicity. Tedy když máme zaškrtnuto pole Číslo účtu, zkontroluje průvodce  před přihráním řádku do tabulky zda v ní již neexistuje řádek se stejným číslem účtu a bude-li tomu tak, pak původní jen opraví podle údajů ze zdrojového souboru (třeba změní název). Pokud v tabulce řádek se stejným číslem účtu nenajde, založí a nahraje nový. Pro pokračování převodu opět použijeme tlačítko Další.

Závěrečný přehled nám již jen jak bude import proveden. Ještě v této chvíli, pokud se nám něco nezdá, můžeme od provedení akce ustoupit tlačítkem Storno, nebo se vrátit zpět a nějaké z předchozích nastavení opravit. Po kliknutí na tlačítko Dokončit bude import proveden.

Hurá. Máme skoro hotovo a nové údaje, v našem příkladu účty do osnovy jsou nahrány, o čemž se mžeme přesvědčit v tabulce Účetnictví – Účtová osnova

V programu POHODA je možné editovat původní, popřípadě vkládat vlastní uživatelské sestavy. Tvorba sestav je sama o sobě poměrně rozsáhlou problematikou, asi bychom ji neuměli  popsat nějakou uživatelsky stravitelnou formou, ač není vyloučeno, že se o popis jednodušších úprav časem pokusíme, nicméně v našich návodech tu a tam nějakou tu sestavu nejdete a tento návod popisuje jak ji nahrát do programu POHODA

Jako příklad jsme připravili jednoduchou sestavu, určeno do agendy poklada, která bude na stránku A4, při jednostranném tisku, vytvářet redukované opisy evidovaných pokladních dokladů a v levé části stránky přitom nechá prostor pro připojení originálních dokladů. Takové uspořádání používá velké množství společností pro archivaci dokladů.

Soubor pro import této sestavy získáte po stažení a rozbalení tohoto rchivu HOlistOdsaz. Pro samotné zavedení sestavy nám poslouží vestavěný průvodce, kterého vyvoláme z menu volbou Soubor – Import sestavy… 

V rozbalovacím poli vybereme dříve rozbalený zdrojový soubor se sestavou ve formátu uph a ve volbách níže stanovíme, zda má být daná sestava připojena k původním jako uživatelská, či zda má původní předlohu, ze které byla vytvořena a dále zda budeme sestavu používat jen v jedné účetní jednotce, nebo ve všech, které máme v programu zavedeny. Naše příklady mají obvykle obecnou platnost a můžete je používat ve všech účetních jednotkách a vždy jsou navrhovány jako uživatelské. Neměly by tedy být používány k náhradám sestav původních. Průvodce dokončíme tlačítkem Další.

Zobrazený souhrn zkontroluje zda bude možné sestavu načíst a pokud formulář nevykazuje nějaké chybové stavy, tlačítkem Další dáme pokyn k provedení importu.

Import  proběhl v pořádku, tlačítko Dokončit průvodce uzavře a sestavu můžeme začít využívat. Tu, kterou jsme v příkladu nainstalovali nejdete v agendě Účetnictví – Pokladna v seznamu Tiskových sestav.

A je to.